Προς : Την Πρόεδρο του Τριμελούς Συμβούλιου Διοίκησης του Πρωτοδικείου Αθηνών Διά της Προϊσταμένης της Διεύθυνσης της Γραμματείας του Πρωτοδικείου Αθηνών
Κοινοποίηση: 1) Υπουργό Δικαιοσύνης, Διαφάνειας και Ανθρωπίνων Δικαιωμάτων κ. Αντώνιο Ρουπακιώτη και 2) Γενικό Γραμματέα Υπουργείου Δικαιοσύνης, Διαφάνειας και Ανθρωπίνων Δικαιωμάτων κ. Νικόλα Κανελλόπουλο
Αθήνα, 7/2/2013
Θέμα: Μηχανογράφηση- Ψηφιοποίηση Δικογράφων του Γενικού Αρχείου του Πρωτοδικείου Αθηνών
Αξιότιμη κυρία Πρόεδρε,
Όπως και εσείς γνωρίζετε, η ανάγκη ψηφιοποίησης των αρχείων της υπηρεσίας μας είναι επιτακτικότερη από ποτέ άλλοτε. Ο όγκος των σωρευμένων εγγράφων δημιουργεί ανάγκες μεγάλων αποθηκευτικών χωρών, ενώ η αναζήτηση και η έκδοση αντιγράφου γίνεται με μεγάλη καθυστέρηση. Υπάρχει σπατάλη ανθρωποωρών και ταλαιπωρία των ενδιαφερομένων διαδίκων και πληρεξουσίων δικηγόρων, που δεν παραλαμβάνουν άμεσα το αντίγραφό τους, ενώ η χρήση των πεπαλαιωμένων βιβλίων και εγγράφων συμβάλλει στην υπέρμετρη φθορά τους. Στην περίπτωση δε, που ο ενδιαφερόμενος παραλαμβάνει το έγγραφο για να το φωτοτυπήσει, εκτός από την φθορά που υπόκειται το πρωτότυπο μπορεί να προκύψουν και θέματα παραποίησής του. Μια άλλη, εξίσου σημαντική πλευρά, που εξασφαλίζεται με την ψηφιοποίηση είναι η δυνατότητα ηλεκτρονικής επεξεργασίας στοιχείων των δικογράφων, (ονοματεπώνυμα των διαδίκων, αριθμοί αγωγών και δικαστικών αποφάσεων), με αποτέλεσμα την άμεση αναζήτηση και ανεύρεση των δικογράφων και την με ασφαλή και αξιόπιστο τρόπο έγκαιρη χορήγηση πάσης φύσεως πιστοποιητικών. Και στο παρελθόν ο Σύλλογος Δικαστικών Υπαλλήλων, σε συνεργασία με το Τμήμα Μεθόδων και Οργάνωσης του Πρωτοδικείου Αθηνών είχε καταθέσει πρόταση επισημαίνοντας την ανάγκη μηχανοργάνωσης του Γενικού Αρχείου του Πρωτοδικείου Αθηνών, η οποία και επισυνάπτεται.
Το τμήμα πληροφορικής του Αρείου Πάγου, με πρωτοβουλία της προϊσταμένης και των δικαστικών υπαλλήλων του τμήματος, προχώρησε σε πρωτότυπη κατασκευή δύο φωτογραφικών ψηφιοποιητών, με αποτέλεσμα να έχουν ψηφιοποιηθεί μέχρι σήμερα οι πολιτικές αποφάσεις του Αρείου Πάγου των ετών 1835 έως και 1849. Στα πλαίσια αυτά και σε συνεργασία με τους παραπάνω συναδέλφους και με μέλη του Συλλόγου Δικαστικών Υπαλλήλων Αθήνας, μέσω του διαδικτύου, αναζητήσαμε σύγχρονα και τεχνολογικά κατάλληλα μηχανήματα, που εξασφαλίζουν αυτόματα και σε ελάχιστο χρόνο τη φωτογράφηση των εγγράφων, και την ψηφιακή επεξεργασία και αρχειοθέτησή τους σε διάφορους τύπους αρχείων μέσα από ειδικά λογισμικά προγράμματα.
Από τις λύσεις που υπάρχουν η πιο συμφέρουσα, κατά τη γνώμη μας, είναι η αγορά υπερσύγχρονων ρομποτικών σαρωτών (books-scanners) οι οποίοι δέχονται βιβλία – τόμους (αποφάσεων ή αγωγών) και αυτόματα σκανάρουν και αποθηκεύουν σε ψηφιακή μορφή τις σελίδες, χωρίς να απαιτείται χειροκίνητη αλλαγή των σελίδων. Παράλληλα, έχουν και συνδεδεμένο Α3 scanner, που σε αυτό ψηφιοποιείται όποια σελίδα έχει αποκοπεί από το βιβλίο χωρίς να διακόπτεται η ροή της εργασίας. Έτσι, το μόνο που χρειάζεται είναι η οπτική παρακολούθηση της όλης διαδικασίας και η τοποθέτηση ενός εκάστου τόμου – βιβλίου στον σαρωτή. Προκειμένου να έχουμε μια ακριβέστερη εικόνα της λειτουργίας ενός τέτοιου bookscanner και συγκεκριμένα του Treventus ScanRobot (του οποίου η επιλογή είναι ενδεικτική με κριτήριο το ότι η λειτουργία του ανταποκρίνεται στον επιδιωκόμενο σκοπό της μαζικής και σε πολύ μικρό χρονικό διάστημα αρχειοθέτησης μεγάλου όγκου αρχείων), ζητήσαμε συνάντηση με εκπροσώπους της εταιρίας, που αντιπροσωπεύει στη χώρα μας τον συγκεκριμένο ρομποτικό σαρωτή, τη λειτουργία του οποίου μας παρουσίασε, μέσω βίντεο.
Η απόδοση του συγκεκριμένου ρομποτικού σαρωτή, (κόστος αγοράς 80.000 ευρώ)*, μπορεί να φτάσει μέχρι και τις 2.500 σελίδες την ώρα. Πρακτικά ένας τόμος, (δειγματοληπτικά προσκομίστηκε κατά τη συνάντηση ένας βιβλιοδετημένος τόμος αποφάσεων της Τακτικής Διαδικασίας), θα χρειαστεί λιγότερο από μισή ώρα για να ψηφιοποιηθεί, αλλά το σημαντικότερο είναι, ότι δεν χρειάζεται καμία άλλη επεξεργασία, (κόψιμο περιθωρίων κλπ), ενώ η απουσία χειροκίνητης αλλαγής σελίδων αυξάνει σημαντικά την ημερήσια απόδοση. Μετά την ψηφιοποίηση θα χρειαστεί η διαίρεση των τόμων σε επιμέρους αποφάσεις, εργασία, που γίνεται μέσω κάποιου λογισμικού, document management, το οποίο μπορεί να δεχθεί (με πληκτρολόγηση) κάποια πεδία αναζήτησης των επιμέρους αποφάσεων, π.χ. διαδικασία, αριθμό και έτος ή και επιπλέον λέξεις όπως ονοματεπώνυμα διάδικων, δικηγόρων, δικαστών κλπ. Σε περίπτωση, που επιλεγεί και αναζήτηση με ελεύθερο κείμενο, τότε χρειάζεται και η αγορά λογισμικού αναγνώρισης κειμένου (με μορφή OCR server, κόστους 0,01 ευρώ ανά σελίδα). Τέλος, τα παραγόμενα αρχεία, (σε μέγεθος αρκετών terabytes), θα πρέπει να είναι αποθηκεμένα σε server με ασφάλεια από καταστροφή δίσκου (mirroring raid) ή σε εξωτερικό υποσύστημα δίσκων με την ίδια ασφάλεια, ενώ είναι αναγκαία και η ύπαρξη αντίγραφου ασφαλείας σε άλλο χώρο (off site).
Η προτεινόμενη ως άνω λύση της αγοράς του ρομποτικού σαρωτή πλεονεκτεί απέναντί σε άλλες διότι:
1) Είναι κατά πολύ οικονομικότερη. Από τη λύση του να αναλάβει η εταιρία την διεκπεραίωση όλης της διαδικασίας και την παράδοση «με το κλειδί στο χέρι» του συγκεκριμένου έργου, δεδομένου, ότι στην περίπτωση αυτή α) το κόστος της ψηφιοποίησης είναι περίπου 0,10 ευρώ ανά σελίδα (δηλαδή 100.000 ευρώ ανά 1 εκατομμύριο σελίδες)*, β) το κόστος διαίρεσης των τόμων σε αποφάσεις και η καταχώρησή τους σε λογισμικό είναι παρόμοιο δηλαδή 0,10 ευρώ ανά σελίδα* και γ) το κόστος της οπτικής αναγνώρισης των παραγομένων PDF αρχείων και της ενσωμάτωσης του αναγνωρισμένου κειμένου σε αυτά είναι 0,01 ευρώ ανά σελίδα συνολικά δηλαδή το κόστος είναι 210.000 ευρώ ανά 1 εκατομμύριο σελίδες
2) Είναι πολύ πιο αποδοτική και αποτελεσματική λύση. Από το να αγοραστούν επαγγελματικοί χειροκίνητοι ΒοοΚsscaners (με κόστος γύρω στα 20.000 ευρώ έκαστος) καθόσον το πρόβλημα με αυτά τα μηχανήματα είναι η χειροκίνητη αλλαγή σελίδων αλλά και η συνεχής ρύθμιση του μηχανήματος στα μεγέθη της σελίδας, η αποκοπή άχρηστων σημείων κλπ., η οποία καθυστερεί σημαντικά την διαδικασία και χρειάζεται πλήρη χειρονακτική και σημαντικά χρονοβόρα απασχόληση των υπαλλήλων για αρχεία τέτοιου μεγέθους. Η λύση αυτών των ψηφιοποιητών δεν κρίνεται εφαρμόσιμη στα υπάρχοντα αρχεία διότι θα δημιουργήσει ανάγκες για αρκετά χρόνια για πλήρη απασχόληση υπαλλήλων μόνο με αυτό το αντικείμενο. Εν κατακλείδι, πιστεύουμε ότι μια τέτοια λύση θα ακυρωθεί από μόνη της λόγω της έκτασης της εργασίας και της έλλειψης υπαλλήλων.
Ένα επιπρόσθετο σημαντικό επιχείρημα για την αγορά ενός ρομποτικού σαρωτή είναι ότι αυτός, σε κάθε περίπτωση, μπορεί να χρησιμοποιηθεί και από άλλους δικαστικούς σχηματισμούς, Άρειο Πάγο, Εφετείο, Ειρηνοδικείο, κλπ.
Με βάση τα προεκτεθέντα θεωρούμε, ότι η αγορά τέτοιων σύγχρονων και τεχνολογικά άρτιων μηχανημάτων θα αλλάξει σημαντικά την απαράδεκτη εικόνα, που επικρατεί σήμερα στα αρχεία των δικαστηρίων, παρουσιάζοντας στη θέση της ένα σύγχρονο πρόσωπο με κέρδος την αξιοπιστία, την άμεση και ασφαλή παροχή υπηρεσιών δικαστικής προστασίας και την ορθολογική αξιοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού. Ο Γενικός Γραμματέας του Υπουργείου Δικαιοσύνης κ. Νικόλας Κανελλόπουλος ενημερώθηκε για το συγκεκριμένο θέμα από το Δ.Σ. του Συλλόγου Δικαστικών Υπαλλήλων, σε πρόσφατη συνάντησή τους. Δήλωσε δε ότι θα βοηθήσει στην υλοποίηση της πρότασης, την οποία έκρινε ως ιδιαίτερα αποτελεσματική για την καλύτερη λειτουργία των παρεχομένων υπηρεσιών των Δικαστηρίων και ότι αναμένει την επίσημη κατάθεσή της προκειμένου να αναλάβει συγκεκριμένες πρωτοβουλίες.
Με τιμή,
Αθανάσιος Βασιλός, Προϊστάμενος του Γενικού Αρχείου του Πρωτοδικείου Αθηνών
Γεώργιος Χρονόπουλος, Προϊστάμενος του Τμήματος Μεθόδων και Οργάνωσης του Πρωτοδικείου Αθηνών
Σωτήρης Τριπολιτσιώτης, Πρόεδρος του Συλλόγου Δικαστικών Υπαλλήλων Αθήνας
*Οι αναφερόμενες τιμές μας δόθηκαν από την εταιρεία – αντιπρόσωπο, στην Ελλάδα, του συγκεκριμένου ρομποτικού σαρωτή.